A program  rendszeresen küld a doktori iskola adminisztrátoroknak egy üzenetet, hogy milyen hallgatói hibákat talált az adatbázisban.

 

A leggyakoribb hibák a következők:
- az abszolutórium várható dátuma már elmúlt, még sincs beírva a hallgatóhoz az abszolutórium megszerzésének dátuma.
Javítás: Vagy be kell írni az abszolutórium megszerzésének dátumát vagy módosítani a várható időt (pl. passzív félévek miatt).
 

- A doktori cselekmény megszerzésének várható dátuma elmúlt, még sincs beírva a hallgatóhoz a fokozatszerzés dátuma.
Javítás: A program automatikusan beírja a fokozatszerzés dátumát, amikor a védéshez bekerül az EDT döntése. Ha elhúzódik a fokozatszerzés, akkor módosítani kell a várható időt, ha nem kerül sor fokozatszerzésre, akkor törölni kell a várható időt.

A javításokat legkönnyebben a Témavezetések csoportos módosítása menüben lehet végrehajtani (Témavez.csoportos.mod).
Ezen a felületen lehetőség van arra, hogy egyszerre több hallgató témavezetéssel kapcsolatos adatát módosítsuk. Kijelölésnél arra érdemes figyelni, hogy a lista lapozásakor az adott oldalon kijelölt rekordokat nem jegyzi meg a program, a módosításokat külön lista-oldalanként kell elvégezni. Ezen a felületen is piros csíkkal jelöli a program a hibás adatú hallgatókat.

 

 

- Témavezetés duplázódik: Gyakran előforduló hiba, hogy amikor beírjuk a sikeres védésnél a döntés dátumát, a témavezetőnél kétszer jelenik meg a hallgató neve a témavezetések között.

Akkor csinálja ezt a program, ha nem tudja egyértelműen összekötni a az adatbázisban bent lévő témavezetést a sikeres védéssel, ezért a sikeres védés rögzítésekor létrehoz egy új témavezetés sort a témavezetőnél. A leggyakoribb okok: néveltérés, nincs beírva a fokozatszerzés várható dátuma vagy már régen lejárt ez a dátum vagy nagyon a jövő időben van.

 

Javítás: A Témavezetés: hallgatók menüben (két kis fickós ikonon keresztül lehet ide eljutni a személy módosítása menüben) meg kell nyitni szerkesztésre azt a témavezetést, ahol a védés található. Ki kell törölni a védést, majd elmenteni másként, utána törölni kell ezt a témavezetést. A megmaradt témavezetést meg kell nyitni (általában ez az a témavezetés, amihez a hallgató adatlapja tartozik = a hallgató neve piros), ezután kell hozzárendelni a védést a "tallózás a lezajlott védések között" menüben, be kell írni a fokozatszerzés évét, majd elmenteni a témavezetést.