Bejelentkezés
 Fórum
 
 
Útmutató doktori iskola adminisztrátorok számára a hallgatói adatok kezeléséhez

I. Hallgatói adatlap egyedi létrehozása                                                                                                                                    

II. Hallgatói adatlapok létrehozásának tömeges előkészítése importálással

III. Hallgatói adatok módosítása

IV. Változások

V. Hallgató áthelyezése egyik doktori iskolából a másikra

VI. Hallgató hozzárendelése több doktori iskolához

VII. Témavezető csere

 

I. Hallgató egyedi létrehozása ( Adminisztrátor /jogosultságok kezelése/hallgatók és létrehozásuk menü)

I/1. Itt lehet beírni a létrehozandó hallgató nevét. A személy létrehozása menühöz hasonlóan előbb itt is meg kell bizonyosodni arról, hogy a létrehozni kívánt hallgató szerepel-e már az adatbázisban. Amennyiben a név alapján a listában nem látható  a létrehozni kívánt hallgató, akkor kezdődik a tényleges létrehozás.
Újdonság: Amennyiben már létezik a hallgató az adatbázisban, egyszerűen hozzá kell rendelni a doktori iskolához a hallgatót: a hallgatóként felvesz feliratra kell kattintani


Hallgató létrehozása I.
gombra kattintás

 

I/2 . Hallgató létrehozása I.   (1. lépés)

a. személyes adatok megadása

  • vezetéknév

  • keresztnév

  • születési dátum (ÉÉÉÉHHNN formátumban)

  • email cím

  • neptun kód

hallgató létrehozásának indítása gombra kattintás

b. A program megpróbálja megtalálni a létrehozni kívánt hallgatót az előzetesen a témavezetőknél rögzített hallgatók között. Ha sikerült, akkor a témavezetés adatai kiírásra kerülnek. A témavezetés egy checkbox segítségével kijelölhető, így a hallgató automatikusan összekapcsolódik a témavezetéssel. Ha a program nem találja meg a hallgatót, akkor itt nem jelenik meg lista.

c. A program megpróbálja megtalálni a létrehozni kívánt hallgatóhoz kapcsolódó védést  a doktori iskolában meghirdetett védések között. Ha sikerült, akkor a védés adatai kiírásra kerülnek. A védés egy checkbox segítségével kijelölhető, így a hallgató automatikusan összekapcsolódik a védésével is. Ha a program nem találja meg a védést, akkor itt nem jelenik meg lista.

hallgató összekapcsolása a régi rekordokkal és létrehozás folytatása gombra kattintás

 

I/3. Hallgató létrehozása II.   (2. lépés)

Itt lehet kiválasztani a témavezető nevét (amennyiben a program nem találta meg automatikusan a témavezetőt) és meg lehet adni a hallgatóhoz tartozó további adatokat (ezeket az adatokat a hallgató saját maga is meg tudja adni)

hallgató létrehozása gombra kattintás

A program létrehozza a hallgatói adatlapot és automatikusan kiküldi a hallgató számára a belépéshez szükséges adatokat

 

I/4. Témavezetés: hallgatók - témavezető neve (a program átvisz a megadott témavezetőhöz tartozó hallgatók oldalra) (3. lépés)

Itt adhatók meg a témavezetéssel kapcsolatos adatok:

  • vezetés módja (egyéni vagy társtémavezetés)
  • a megpályázni kívánt fokozat
  • a képzés kezdő éve
  • a képzés típusa (a régi 3 éves vagy az új 4 éves doktori képzés)
  • az abszolutórium megszerzésének várható ideje
  • az abszolutórium megszerzésének ideje
  • a doktori cselekmény befejezésének határideje
  • a fokozatszerzés éve
  • tallózás a témakiírások között (a hallgatóhoz itt lehet hozzárendelni a témakiírást)

Be kell jelölni a DI hallgatója checkboxot (alapértelmezésben nincs bejelölve)

mentés újként gombra kattintás

A hallgató teljes adatlapja elkészült.


 

II. Hallgatók létrehozása importálással ( Adminisztrátor /jogosultságok kezelése/hallgatók importálása menü)

II/1. Importálás  (1. lépés)

A program csv fájl formátumban (az adatok pontosvesszővel elválasztva sorakoznak ebben a fájltípusban) várja a hallgatói adatokat. Az import  fájlnak a minta fájlban látható oszlopokat, a megadott oszlopsorrendben kell tartalmazni. Az importálni kívánt adatokat betehetjük egyből egy csv fájlba vagy előbb egy excel fájlba, amelyből csv fájlt tudunk egyszerűen készíteni.

/excel fájlból csv fájl előállítása: excel fájl megnyitása - mentés másként - CSV (pontosvesszővel tagolt) fájltípusként/

Célszerű minél több adatot megadni az import fájlban, különben a hiányzó adatokat hallgatónként kell bevinni az adatbázisba. A hallgatói tanulmányi rendszerből elég sok adat exportálható, ez nagyban megkönnyíti az import fájl összeállítását.
/A Neptun rendszerben lehetőség van arra, hogy a hallgató személyes adatain kívül nyilván tartsák a témavezető(k) nevét és az MTMT azonosítót. Erről érdemes egyeztetni az intézményi neptunosokkal./

Az importálandó adatok:

  • Vezetéknév - Kötelező adat

  • Keresztnév - Kötelező adat

  • Neptunkód

  • Születési dátum -  ÉÉÉÉHHNN formátumban

  • Email

  • www.doktori.hu DI azonosító - a doktori iskola ODT adatlapján található azonosító - Kötelező adat

  • Témavezetőnév

  • Társtémavezető

  • Fokozat - milyen fokozatra pályázik a hallgató: PhD vagy DLA lehet az értéke

  • MTMT azonosító (AuthorID)

  • abszolutórium várható éve és hónapja - a formátum: ÉÉÉÉHH

  • a doktoranduszi hallgatói jogviszony kezdete (év)

  • képzés típusa (REGI - 2016. szept. előtti, UJ - 2016. szept.-től) -

Az import fájl feltöltése után megjelenik a hallgatók listája, az import fájlban megadott adatokkal.

Ha elírtuk a doktori iskola azonosítóját, akkor a program jelzi az első oszlopban, hogy nem ehhez a doktori iskolához tartozik a hallgató. Ha több doktori iskolát is kezel egy adminisztrátor, akkor célszerű egyszerre importálni az összes hallgatót. Doktori iskolát váltva csak azoknál a hallgatóknál jelenik meg a létrehoz szöveg, akik az adott doktori iskolához tartoznak.

Ezután kezdődik a hallgatói adatlapok létrehozása. Ehhez a hallgató neve melletti létrehoz szövegre kell kattintani.
 

II/2 . Hallgató létrehozása I.   (2. lépés)

a. személyes adatok megadása
Minden olyan adat ki van töltve ezen a felületen, amit az import fájlban megadtunk. Itt módosíthatjuk az importált adatokat.

  • vezetéknév

  • keresztnév

  • születési dátum (ÉÉÉÉHHNN formátumban)

  • email cím

  • neptun kód

hallgató létrehozásának indítása gombra kattintás

b. A program megpróbálja megtalálni a létrehozni kívánt hallgatót az előzetesen a témavezetőknél rögzített hallgatók között. Ha sikerült, akkor a témavezetés adatai kiírásra kerülnek. A témavezetés egy checkbox segítségével kijelölhető, így a hallgató automatikusan összekapcsolódik a témavezetéssel. Ha a program nem találja meg a hallgatót, akkor itt nem jelenik meg lista.

c. A program megpróbálja megtalálni a létrehozni kívánt hallgatóhoz kapcsolódó védést  a doktori iskolában meghirdetett védések között. Ha sikerült, akkor a védés adatai kiírásra kerülnek. A védés egy checkbox segítségével kijelölhető, így a hallgató automatikusan összekapcsolódik a védésével is. Ha a program nem találja meg a védést, akkor itt nem jelenik meg lista.

hallgató összekapcsolása a régi rekordokkal és létrehozás folytatása g ombra kattintás

II/3. Hallgató létrehozása II.   (3. lépés)

Ha az import fájlban megadtuk a témavezető nevét és a program megtalálta az oktatók között, akkor a témavezető neve beírásra kerül Ha nem adtuk meg vagy a program nem tudta egyértelműen beazonosítani, akkor itt tudjuk kiválasztani a témavezető nevét és meg lehet adni a hallgatóhoz tartozó további adatokat (ezeket az adatokat a hallgató saját maga is meg tudja adni)

hallgató létrehozása gombra kattintás

A program létrehozza a hallgatói adatlapot és automatikusan kiküldi a hallgató számára a belépéshez szükséges adatokat

 

II/4. Témavezetés: hallgatók - témavezető neve (a program átvisz a megadott témavezetőhöz tartozó hallgatók oldalra) (4. lépés)

Itt adhatók meg a témavezetéssel kapcsolatos adatok:
Minden olyan adat ki van töltve ezen a felületen, amit az import fájlban megadtunk. Itt módosíthatjuk az importált adatokat.

  • vezetés módja
  • a megpályázni kívánt fokozat
  • a képzés kezdő éve
  • a képzés típusa (a régi 3 éves vagy az új 4 éves doktori képzés)
  • az abszolutórium megszerzésének várható ideje
  • az abszolutórium megszerzésének ideje
  • a doktori cselekmény befejezésének határideje
  • a fokozatszerzés éve
  • tallózás a témakiírások között (a hallgatóhoz itt lehet hozzárendelni a témakiírást)

Be kell jelölni a DI hallgatója checkboxot (alapértelmezésben nincs bejelölve)

mentés újként gombra kattintás

A hallgató teljes adatlapja elkészült.


 

III. Hallgatói adatok módosítása

A hallgató személyes adatait (név, email cím) az Adminisztráció /jogosultságok/hallgató módosítása menüben tudjuk módosítani. Itt van lehetőség új jelszó kiküldésére is.

A hallgató módosítása menüben látjuk az összes olyan hallgatót, akinek létrejött a hallgatói adatlapja.

A hallgató doktori képzésével, témavezetőjével, eljárásával kapcsolatos adatok módosítására  a Témavezetés: hallgatók felületen van lehetőség.

Erre a felületre eljuthatunk a témavezető és a hallgató felől is.

1. a témavezető felől: Adminisztráció /jogosultságok/személy módosítása menü, a témavezető sorában a ikonra kattintva

2. a hallgató felől: Adminisztráció /jogosultságok/hallgató módosítása menü, a hallgató sorában a ikonra kattintva


 

IV. Változások

A programban több változás történt a a hallgatói adatok kezelésével kapcsolatban. A változások egyik oka az, hogy a hallgatókkal kapcsolatos adatok minél nagyobb hitelességét biztosítsa a program.

- hallgatót csak a doktori iskola ODT adminisztrátora hozhat létre

- a hallgatók személyes adatait és a doktori képzéssel/doktori eljárással kapcsolatos adatokat csak a doktori iskola  ODT adminisztrátora módosíthatja

- ezentúl csak olyan hallgatót lehet hozzárendelni a témavezetőhöz, akinek előzetesen elkészült az adatlapja

- a témavezetők nem módosíthatják a hallgatóik doktori képzéssel kapcsolatos adatait

- az oktatókhoz hasonlóan a hallgatók saját maguk tudják kezelni a tudományos adataikat: kutatási terület, közlemények, tudománymetriai adatok

 


V. Hallgató áthelyezése egyik doktori iskolából a másikra

A hallgató módosítása menüben ki kell törölni a hallgatót az egyik doktori iskolából (a hallgató sorában a jobb oldalon a piros x-re kattintva van rá lehetőség), majd a másik doktori iskolában a hallgatók és létrehozásuk menüben rákeresni a nevére és a hallgatóként felvesz feliratra kell kattintani. Ezután a hallgató módosítása menüben lehet hozzáadni a témavezetőt ( TÉMAVEZETŐ HOZZÁAD feliratra kattintva) és be lehet állítani a témavezetéssel kapcsolatos adatokat.


VI. Hallgató hozzárendelése több doktori iskolához

Ha a hallgató már benne van az adatbázisban, akkor egyszerűen rá kell keresni a nevére a hallgatók és létrehozásuk menüben és a hallgatóként felvesz feliratra kell kattintani. Ezután a hallgató módosítása menüben lehet hozzáadni a témavezetőt ( TÉMAVEZETŐ HOZZÁAD feliratra kattintva) és be lehet állítani a témavezetéssel kapcsolatos adatokat.

VII. Témavezető csere

A témavezetés: hallgatók menüben a régi témavezetőtől ki kell törölni a hallgatót (a hallgató sorában a jobb oldalon a piros x-re kattintva van rá lehetőség). Ebbe a menübe a két-kis-fickós ikonon keresztül lehet belépni a hallgató módosítása menüből vagy a személy módosítása menüből. Ezután a hallgató módosítása menüben lehet hozzáadni az új témavezetőt ( TÉMAVEZETŐ HOZZÁAD feliratra kattintva) és be lehet állítani a témavezetéssel kapcsolatos adatokat.

 


 
nyomtatás utolsó módosítás: 2017. IX. 27. 20:22:55
Minden jog fenntartva © 2007, Országos Doktori Tanács - a doktori adatbázis nyilvántartási száma az adatvédelmi biztosnál: 02003/0001. Program verzió: 2.2358 ( 2017. X. 31. )